Vinkkejä etäpalaveriin

Vinkkejä etäpalaveriin

Kevät 2020 on siirtänyt ihmisiä verkkoon huimaa kyytiä.

Jos aiemmin pidimme verkkotapaamisia omituisina ja teknisesti vaikeina, niin nyt asenne on muuttunut – pakosta. Kun ei ole muita vaihtoehtoja ja hommia pitäisi jotenkin pystyä jatkamaan. Ollaan siis PakkoVerkossa! 😂

Niinpä ajattelin kirjoitella aiheesta muutaman rivin, vaikka osalle lukijoistamme verkkotyöskentely on ollut jo pitkään nykypäivää, niin monelle vielä täysin uutta ja saan tähän liittyen päivittäin kysymyksiä.

En aio tässä avata kaikkia maailman järjestelmiä, vaan nostan muutaman vinkin verkkokäyttäytymiseen sekä välineisiin joilla juttuja voidaan toteuttaa.

Ota huomioon yleisesti

  • Verkko ei ole koskaan ongelmaton ja pätkimisiä piisaa varmasti lähes aina jonkin verran. Tästä ei siis kannata ärsyyntyä vaan hengitellä rauhassa ja toivoa että verkkoyhteys paranee hetken päästä. Tällä hetkellä tiettyinä kellonaikoina saattaa olla enenpi ruuhkaa kuin toisina.
  • Joskus yhteyden kanssa auttaa se, että sulkee webbikameran, vaikka olisi mukava nähdä toisten kasvot, niin kaistaa, jolla järjestelmä lähettää tietoa, kannattaa säästää sulkemalla kamera.
  • Koska näissä hyödynnetään nettiä, niin yhteyden laatu riippuu paljon siitä millaisesta paikassa fyysisesti olet mukana miitingissä. Jos on tarvetta näyttää videota tai jakaa ruutuasi, niin ole jossain missä on kiinteä yhteys tai ainakin todella hyvä langaton verkko.
  • Joskus kirjautumalla ulos palvelusta ja menemällä uudelleen, järjestelmä alkaa toimia paremmin.
  • Jos yhteytesi on heikko, sulje muita verkkoa kuormittavia juttuja kuten selain ja sähköposti.
  • Suosittelen käyttämään kuulokkeita tms. jotta äänesi kuuluu selkeämmin eikä kaiu ympäristöstä.
  • Suosittelen myös etsimään rauhallisen tilan, sillä taustan kolahdukset ym. käyvät todella pahasti toisten kuulijoiden korvaan.
  • Jos ryhmä on paria henkeä suurempi, niin silloin kun ei ole itsellä puheenvuoroa, kannattaa mikrofoni pitää mutella eli “kiinni/mykistettynä”. Muistat vain avata sen kun haluat jotain sanoa.
  • Useimmissa webinaariohjelmissa on myös chat mahdollisuus, jonne voit jakaa vaikkapa linkkejä ja kommetoida juttuja
  • Isossa ryhmässä kannattaa yhden ottaa puheenjohtajuus ja jakaa puheenvuoroja, sillä verkossa on usein aina viivettä eikä hitaimmat ehdi avata mikkejään ajoissa. Joten jotta kaikki saavat sanoa sanottavansa, luo ja kerro ohjeet webinaarin alussa.
  • Puhu verkossa rauhallisesti

Vinkkejä alkuun!

Jos osallistujat ovat mahdollisesti ensikertalaisia tai jännittävät verkkoa, pyri mahdollistamaan verkkopalaveriin osallistuminen vaikka 15-10 minuuttia aiemmin, ennen varsinaisen palaverin alkamista, jotta saatte hiottua kirjautumiset ja tekniikat kuntoon. Ohjeista kuulijoita alussa mahdollisimman usein. Auta.

Muista, että vaikka sinulle nämä voivat olla käyttäjänä tuttuja juttuja, monelle meistä ei vielä ole. Mutta me kaikki opetellaan!

Kun menet verkkopalaveriin, katso aina mennessäsi mitä tietoja jaat. Koko nimi on hyvä laittaa, jotta sinut tunnistetaan ja voidaan puhutella helposti ja onhan se nyt markkinointia myös!

Joskus ohjelmissa on mahdollista puhua yhtäaikaa, joten mikrofonit eivät ole oletuksena mutella eli kiinni. Jos et halua, että kaikkia sinun ääniäsi kuuluu kaikille, mykistä mikrofoni kun et puhu. Ja muutenkin, muiden korvia säästääksesi on parempi pitää mikki kiinni aina kun ei ole asiaa. Muista että mikrofonit ottavat äänet hyvin herkästi, eli esim läppärisi naputtelu saattaa kuulua todella voimakkaasti, jopa ärsyttävästi toisten korviin. Samoin on tuhinoiden, maiskuttelujen sekä muiden hinkuttamisten kanssa. 😂

Tsekkaa myös, onko videosi jaettuna. Joskus ohjelmat pyytävät ponnahdusikkunoissa lupia mikrofonien ja videoiden käyttöön. Sama koskee materiaalien jakamista. Tällöin hyväksy ensin luvat, että voit esittää materiaalia. Yleensä ohjelmasta löytyy jostain reunasta jokin asetukset-valikko tai kolme viivaa tai pistettä joista pääset muokkaamaan asetuksia tarvittaessa. Tutki rohkeasti!

Muista olla läsnä myös etä palavereissa, vaikka houkutus on usein tehdä jotain muuta samalla. On tutkittu, että verkkopalaverit kuormittavat muutenkin aivojamme enemmän kuin normaalit lähipalaverit, joten muista myös pitää taukoja ja vaikkapa kävellä välillä tai ainakin seisoa ja vaihtaa tuolia erilaiseen.

Tässä yhdet malliohjeet järjestäjälle:

Mukaan voi liittyä puhelimella, tabletilla, läppärillä tai pöytäkoneella. Homma menee tällä tavalla:

1. Laita aika kalenteriisi
2. jemmaa osallistumislinkki (tästä ei tule muuta muistutusta/tulee muistutus)
3. Ole paikalla ajoissa, sillä miitinkiin mahtuu vain 50 ensimmäistä.
4. Varmistu, että sinulla on ainakin mikrofoni/kauiutin käytettävissäsi.
5. Anna sisään tullessasi nimesi, sekä etu- että sukunimi.
6. Video on plussa – tulee naamat tutuksi.
7. Pääset esittelemään itsesi vuorollasi – Sanna Jylänki jakaa puheenvuoroja.
8. Joskus tekniikka ei toimi, silloin voit kirjoitella chattiin juttuja jotka Sanna lukee.
9. Pidä mikrofonisi suljettuna kun sinulla ei ole puheenvuoroa – muuten kaikki taustamelu puurouttaa kaikkien äänen.
10. Sanna johdattaa esittelyjen jälkeen aiheeseen, mistä keskustellaan.

Tästä ei tule tallennetta. Joten hold your horses, jos et mahdu mukaan, niin seuraavalla kerralla sitten!
Mikäli putoat pois, koeta liittyä takaisin, jos paikkoja on vielä.

Mennään mukavassa hengessä verkon yli verkostoituen.

ps. Kantsii avata Linkedin toiseen välilehteen ja verkostoitua siellä myös tyyppien kanssa”

Sitten järjestelmistä jokunen sananen

youtube

Itse olen käyttänyt vuosia koulutustarkoituksiin ja verkon yli verkostoitumisiin maksullista GoToWebinar & GoToMeeting palvelua. Ohjelman hienous on sen kaikki ominaisuudet vaativaankin käyttöön sekä lähes 100 % varma toimivuus aina. Teknisesti ei ihan helpoin, mutta ei vaikeakaan lopulta. Halvimmillaan paketin saa 89 dollarin kuukausihinnalla. Suosittelen tätä mikäli aiot tehdä runsaasti settiä verkkoon ja haluat että homma pelittää. Taustalle on rakennettu monenlaisia tukitoimia, kuten automaattisesti kutsumuistutukset ja tallenteiden lähettämiset kuulijoille. Helpottaa siis paljon arkea!

Paljon on viimeaikoina on puhuttanut Zoom palvelun tietoturvariskit. Zoom on helppo ja maksuton aina maksimissaan 40 minuutin palavereihin saakka, joten käyttö on kovasti lisääntynyt. Itse voin suositella Zoomia edelleen, mutta tässä, kuten muissakin verkon kautta toimivissa systeemeissä on aina hyvä muistaa ettei klikkaile mitä sattuu videoita. Joita nyt näkee vähän jokapuolella tällä hetkellä. Jos saat outoja linkkejä ilman selityksiä, kysy lähettäjältä että onko tämä oikea linkki.

Lukaise myös Sepon tytär blogista Zoomin käytöstä.

Kahdenkeskiseen tai max. 25 hengen keskusteluun pääset kätevästi Googlen HangOutsilla. Googlen palveluihin tarvitset aina Gmail osoitteen päästäksesi mukaan.

Googlen HangOuts Meetillä voit taas pitää vaikkapa koulutussession, jonka voi tallentaakin. Mukaan mahtuu jopa 250 osallistujaa. Tämä on monelle tuttu ja hyvin helppo palvelu, mutta vaatii pienen maksun kuukausittain. Tästä lisää on kirjoittanut mm. Gapps blogiinsa.

Microsoft/winkkari käyttäjät ovat varmaan myös törmänneet Teams sovellukseen, joka toimiikin hyvin tuolla puolella. Itse Mac-käyttäjänä olen jonkin verran ollut helisemässä kirjautumisen vaikeudesta Teamsiin, mutta ohjelma muuten toimii aika hyvin. Kun keksii miten sinne pääsee ilman omaa Mircrosoft tiliä niin homma kyllä rokkaa ja erikoisuutena voit säätää itsellesi vaikka virtuaalisen hauskan taustan.

Skype on myös vanhatuttu konkari tällä kentällä, mutta sen ongelmana on myös toimivuus esim Macin kanssa ja vaatii myös joskus erikoisempia lataamisia ja kirjautumisia. Nykyisin koenkin itse Skypen mutkikkaana ja on mielestäni jäänyt jalkoihin monen tuoreemman sovelluksen tullessa markkinoille.

WhatsApp:lla voi myös soitella verkkopuheluita jopa ryhmälle, mutta ainakin omassa käytössä nämä puhelut pätkivät todella paljon välillä. Mukaan mahtuu tällä hetkellä 32 osallistujaa.

Nuoret ja pelaajat varinkin käyttävät myös Discorcd nimistä sovellusta, joka on hyvin samantyyppinen kuin WhatsApp.

Facebookissa voit tehdä Live lähetyksen, vaikkapa siten että kerrot ennakkoon milloin Live alkaa ja pyydät ihmisiä mukaan. Livessä ihmiset voivat chattailla sinulle kysymyksiä. Tästä lisää infoa täällä.

Voit myös ottaa ryhmäpuhelun Facebookin chatissa, johon ensin pitää kutsua ihmiset chattiin ja sitten soittaa ryhmäpuhelu. Toiminta on ihan jees pienelle porukalle.

Instagramissa on myös Live ominaisuus Story eli tarina puolella. Kuten FB:ssäkin, aloitat liven ja alat höpötellä ja toivot että tulee kuulijoita. Näistäkin kannattaa toki etukäteen kertoa seuraajille että osaavat olla paikalla. Instan liveen voit ottaa toisen instaajan mukaan juttelemaan.

Vastaavia Live ominaisuuksia on monessa muussakin somepalvelussa ja mm. LinkedIn on kertonut myös tuovansa vastaavan käyttöön, mutta ainakaan Suomessa ei vielä tätä kirjoittaessa ole käytössä. Nuorison suosimassa TikTokissa löytyy myös Live ominaisuus.

Lopuksi

Tärkeää on aina miettiä mitä tavoittelet. Mitä sulla pitää olla kun lähdet tutustumaan sovelluksiin? Viidakko on todella laaja ja tässä esittelin vain pisaran meressä.

Mitä kaipaat:

  • Haluat jakaa materiaalia?
  • Haluat että naamat näkyy?
  • Riittää että kaikkien puheet kuuluu?
  • Pitääkö olla chat?
  • Pitääkö voida tallentaa?
  • Pitääkö kaikkien voida chattailla keskenään?
  • Haluatko tehdä kyselyitä kuulijoille?
  • Tarvitaanko ajastustoimintoja kokouksille?
  • Haluatko automatisoituja kutsuja ja muistutuksia?
  • Pitääkö ohjelma synkronoida (yhdistää) jonkun toisen ohjelman kanssa, kuten vaikkapa verkkokauppaasi?
  • Haluatko ohjelman brändisi mukaiseksi?
  • Onko asiakkaan helppo tulla käyttämään ohjelmaa? (tämä pitäisi olla kaikista tärkein juttu!)

Noniin, sitten tärkeintä on vaan lähteä jostain liikkelle. Älä pelkää laitteita ja ohjelmia, niitä voi lähes huoletta testailla!

Jos haluat jutella näistä lisää, niin buukkaa mulle jutusteluhetki, niin kerron kokemuksiani – voidaan vaikka testatakin yhdessä jotain palvelua. Varmuus tulee kokemuksesta, eli tärkeintä on vaan alkaa jotain ohjelmaa käyttämään ja opetella se, niin että rutinoidut.

Tästä voit varata 20 min maksuttaman rupattelun kanssani.

Järkkään säännöllisesti erilaisia verkkojuttuja, joten seuraa meidän FB:tä ja tilaa uutiskirjeemme sivun alaosasta, niin kuulet niistä ekana!

Tekniikkaterveisin

Sanna Jylänki

Innostava rohkaisija

etäpalaveri

Jaa tämä artikkeli

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Lisää luettavaa

Redesan sparraus

Vinkkejä markkinointiin YouTube-LIVE lähetys!

Vinkkejä markkinointiin YouTube-LIVE lähetys! Maksuton LIVE lähetys perjantaina 25.9.2020 klo 13.00 Tervetuloa YouTube kanavallemme katsomaan lähetystä, jossa saat vinkkejä markkinointiin LIVE lähetyksessä!Tule ja kysele, kerro

Lue lisää
kevytyrittäjyys

KevytYrittäjyys webinaari!

KevytYrittäjyys webinaari! Tallenne saatavilla! Maksuton webinaari, jossa innostava rohkaisija Sanna Jylänki, Redesan Oy:stä sekä Omapajan Anna Tervahauta sekä Marko Tyyskä juttelevat kevytyrittäjyydestä. Mitä on kevytyrittäjyys,

Lue lisää

Kirjaudu tilillesi

Tilaa Redesanin uutiskirje

Haluatko saada bloggauksemme ja vinkkimme suoraan sähköpostiisi? Tilaa uutiskirjeemme ja liity joukkoon – voit poistua milloin vain haluat. Tilaajana saat etuja mm. verkkokoulutuksiimme! Tilaajalahjana 20 € ostokuponki!