Mitä se pienyrittäjän LEAN voisi olla?
Hengästynyt yrittäjäystäväni puuskuttaa valtava käsilaukku olallaan paikalle viime minuutilla. Rojahtaa tuoliinsa ja hieroo olkapäätään: ”Tää kassi painaa varmaan tonnin!”.
Olemme sopineet tapaamisen ja lukuisista käsilaukussaan raahaamistaan muistivihkoistaan ja kalentereistaan huolimatta ystäväni oli taas vähällä unohtaa tapaamisemme. Se muistui mieleen, kun puolisen tuntia aikaisemmin olin soittanut hänelle eräästä toisesta työasiasta, ja olin maininnut, että kohtahan me tapaamme.
LEAN vinkki 1#: Pienyrittäjän keskeisin haaste on oman ajankäyttönsä priorisointi oikeisiin asioihin – Mihin oikeasti käytät aikasi? Saatko aikaan tuloksia?
Meistä toiset ovat luontaisesti taitavampia ajanhallinnassaan ja järjestelmällisyydessään, mutta näitä taitoja voi myös oppia – me kaikki.
Pienyrittäjänä yksi tärkeimpiä taitoja on itsensä johtaminen ja oman ajankäyttönsä priorisointi oikeisiin asioihin. Meillä kaikilla kun on käytettävissään samat 24 tuntia vuorokaudessa ja 7 päivää viikossa – markkinointiin, myyntiin, tuotteiden/palveluiden valmistukseen ja toimitukseen asiakkaille, paperitöihin ja oman jaksamisen vaalimiseen.
Kaikilla meillä on toisinaan kiireisiä päiviä, mutta toisilla meistä vain kiire saa aikaa ns. tekemisen fiilingin. Valitettavasti ”tekemisen meiningillä” ja kiireellä on varsin vähän tekemistä oikeasti tärkeiden ja aikaan saatujen tulosten kanssa. Onko katseesi ollut kiireesi keskellä oikeissa asioissa?
LEAN vinkki 2#: Hyödynnä odotusaikasi sopivilla tehtävillä
Yrittäjäystäväni on tunnettu boheemista tyylistään ja kroonisesta myöhästelystään. Olen tuntenut hänet jo niin kauan, että käytän itsekin hänen kanssaan tapaamisia sopiessani ”akateemista” varttia, eli sovin tapaamisen omassa mielessäni 15 min myöhäisemmäksi kuin sen kalenteriini merkitsen. Kun olen itse paikalla sovittuun aikaan, voin varata tuohon odotusvarttiini sopivaa tekemistä, vaikkapa pienen somepäivityksen yrityksen Facebook-sivuille, tutustua mielenkiintoiseen blogikirjoitukseen tai annan mieleni vain leijailla kiireettömässä hetkessä.
Myöhästelevä ystäväni käyttää kyllä useitakin keinoja muistaakseen tärkeä tapaamiset ja sovitut tehtävät. Hänen mukanaan kantamansa päiväkirja-kalenteri lippu-lappuisineen ja väliin taitettuine A4-arkkeineen on vaikuttava ilmestys. Se on hänen ”raamattunsa”, jonka katoaminen suistaisi ystäväni elämän raiteiltaan, painaa varmaan kilon. Opuksen lisäksi ystävälläni oli käytössään myös älypuhelin, tabletti ja kannettava tietokone. Toisinaan valtavasta kassista löytyy jopa minitulostin ja/tai –projektori.
LEAN vinkki 3#: Maailma ympärillämme muuttuu digitaaliseksi – entä sinä?
Tablettia ystäväni käyttää näppärästi hoitaessaan asioitaan sosiaalisessa mediassa. Hän kuvaa aktiivisesti tilanteita ja on oppinut varsin taitavasti napsimaan someen sopivia kuvia. Hän osaa jo ”ajattella somesti”. Kannettavalla tietokoneella hän hoitaa virallisemmat k
irjoitustyöt ja pankkiasiat. Älykännykkä korvallaan ystäväni viettää lähes koko työaikansa puhelimessa paperinen kalenteri ja lukuisat muistivihkot edessään. Näin hän on toiminut jo faxien aikakaudella.
Yksinyrittäjällä ei välttämättä ole työyhteisön tarvetta jakaa kalenteriaan työkavereiden kanssa, mutta entäpä jos asiakkaat pystyisivätkin sopimaan tapaamiset nettiajanvarauksella, joka automaattisesti päivittyisi omaan kalenteriisi. Montako puhelua säästettäisiin kun tapaamiset sovittaisiinkin sähköisesti niin, että aika on kerralla sopiva molemmille osapuolille? Kuinka paljon just sen oikean paperin etsimiseen käytetty aika vähenisi, jos sovitut tehtävät ja muistiinpanot löytyisivät pilvipalvelun kautta esimerkiksi sähköisen projektihallintasovelluksen avulla ja olisivat reaaliaikaisesti käytettävissäsi kaikilla älylaitteillasi? Montako puheluminuuttia tai pikaviestiä säästettäisiin, jos kalenteri olisi jaettu myös puolisolle ja muille perheenjäsenille?
LEAN vinkki 4#: Opettele hyödyntämään sähköisiä työvälineitäsi
– jos et vielä osaa, päätä opetella!
LEAN-ajattelussa kaikenlainen säätäminen ja sählääminen on HUKKAA, jota pyritään eliminoimaan. Se ei tuota lisäarvoa asiakkaalle, eikä itsellemmekään.
Pienyrittäjän arjessa on monta asiaa, joihin LEAN-ajattelua voi vallan mainiosti soveltaa. Esimerkiksi sähköisen kalenterin käyttöönotto, sen synkronointi ja jakaminen muille vaatii ehkä opettelua, mutta päivittäisten rutiinien helpottuminen parantaa jaksamistasi ja vapauttaa aikaasi oikeasti tärkeille asioille eli asiakkaillesi ja läheisillesi.
Lupaan, että opeteltuasi käyttämään jo omistamisiasi teknisiä apuvälineitä tehokkaammin, voit keventää mukanasi raahaamasi työlaukkusi painon puoleen. Siivoa työsalkkusi jo tänään ja hämmästyt kuinka paljon turhaa rompetta, paperia, lippulappua ja roskaa moni meistä päivittäin raahaa mukanaan. Karsimalla teet tilaa uudelle ja vapautat mielessäsi tilaa myös uusille ideoille. Uskalla kokeille – ainahan voit palata vanhaan malliisi, joka ei sekään toimi.
Jos tekniset sovellukset ja vempaimet eivät ole hallinnassasi niin apua on saatavilla vaikkapa muodostamalla yhdessä muiden pienyrittäjien kanssa ryhmän eli maksetaan yhdessä ammattitaitoiselle opettajalle yksityistunneista. Samalla vahvistamme verkostojamme, tarjoamme työtä toisille yrittäjille sekä kehitymme ja opimme yhdessä. Lisäksi se on tosi hauskaa!
Jos haluat kokeilla, kuinka LEAN –ajattelua voisi soveltaa juuri sinun yrityksessäsi, niin otapa rohkeasti yhteyttä! Autan sinua mielelläni!
– Eliisa Moilanen, Redesan Oy
