Viesti oikein sähköpostilla!

Viesti oikein sähköpostilla!

Sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen on tänäpäivänä normaalia arkipäivää, yrittäjälle etenkin. Sähköposti on yhtälailla osa markkinointia ja brändiäsi kuin mikä tahansa muu markkinointitoimenpide, kiinnitä siihen siis huomiota. Tässä tärkeimpiä ohjeita oikeanlaiseen ja uskottavaan sähköpostiviestittelyyn.

1. Joukkomeilissä vastaanottajat AINA piilokopiokenttään (BCC) – mikäli et viesti toisensa tuntevalle ryhmälle ja odota heiltä vastauksia. Ventovieraille sekä markkinointiryhmille lähettäessä vastaanottajat EIVÄT SAA nähdä toistensa osoitteita.
2. Varusta meilisi AINA yhteystiedoillasi: Nimi, puhelinnumero, yritys, www sivun osoite, mahd. myös postiosoite. Joku saattaa haluat ottaa sinuun yhteyttä nopeastikin meilisi jälkeen.
3. Kirjoita viestillesi AINA otsikko aihekenttään. Sillä kerrot vastaanottajalle kirjeen tärkeyden.
4. Huolehdi, että oma lähettäjänimesi on oikein ja järkevä. Lähetä vaikka koemeili itsellesi jotta näet millaisen tiedon vastaanottaja saa.
5. Älä lähetä arkaluonteista materiaalia sähköpostilla.
6. Älä lähetä kookkaita liittetä sähköpostilla, ilman vastaanottajan suostumusta.
7. Ennen viestin lähettämistä, lue meilisi kerran (tai parikin) rauhassa läpi. Joskus myös pieni tauko on hyvä.
8. Älä kirjoita kiukkuisena. Odota ja rauhoitu.
9. Älä käytä isojakirjaimia, eli kapiteeleja, äläkä huuto ja kysymysmerkkejä turhaan. Ei kovin nättiä!
10. Älä laita liikaa linkkejä, nämä meilit jäävät usein roskapostisuodattimeen.
11. Älä kirjoita kilometrin mittaisia sähköpostisepustuksia, jos ei ole pakko. Ota puhelin käteen ja soita. Kukaan ei kuitenkaan lue hillittömän pitkiä meilejä, jos ei kyse ole jostain projektista. Opettele palastelemaan.
12. Jäsennä meilisi fiksusti – kukaan ei jaksa lukea pötkötekstejä.
13. Markkinointimeiliä voi lähettää yritykseltä yritykselle, kunhan muistat edellä mainitut ohjeet, kirjoittaa lopuksi mistä osoitetiedot on saatu ja viesti siitä, että listalta voi poistua niin halutessaan.
14. Jos keräät yhteystietoja, muista pitää Rekisteriselostetta nettisivuillasi. Ota mallia vaikka meidän selosteesta.
15. Kun saat sähköpostin jonka kautta on sovittu jotain, kuittaa AINA lopuksi vahvistus asiaan. Näin vältyt sekannuksilta.
16. Jos et saa vastausta lähettämääsi meiliin, ja kysymyksesi sitä vaatii, kysäise nätisti uudelleen meilitse tai soita vastaanottajalle. Joskus meilit katoavat bittiavaruuteen tai jäävät roskapostisuodattimeen.
17. Lukaise myös yleiset netin käyttöohjeet “Netiketistä“.
18. Yrittäjä, Sinä olet mainos myös sähköpostia lähettäessä sekä kirjoittaessa!
19. Muista myös, että virheitä sattuu – älä jää mokiin kiinni vaan mene eteenpäin – aina kannattaa yrittää kumminkin!
20. Jos kotisivuillasi on sähköpostiosoite ilmoitettu, muista reagoida myös sitä kautta tulleisiin sähköposteihin!

Jos jäit vielä miettimään jotain, tai haluat lisää vahvistusta henkilökohtaisesti, varaa Some/IT Sparraus.

Ja vielä yksi juttu : Jokaisella yrityksellä olisi hyvä olla oma domain sähköposteineen (www.yritys.fi/com). Gmail, suomi24 ja hotmail osoitteet eivät edistä markkinointia, eivätkä ole millään tavalla uskottavia. Oma domain maksaa vain 25-80€ vuosi ja varmasti sen jokainen yritys pystyy hommaamaan, jos haluaa olla uskottava yritys!

[wysija_form id=”1″]