Vastaatko vastaajasta?
Soitat jollekulle, hän ei vastaa, vaikka sinulla on kiireistä asiaa, etkä hän voi vastata! Puhelu ohjautuu puhelinvastaajaan. Kuulet äänen “Puhelu ohjautuu puhelinvastaajaan, jonka omistaa 123 456789”. Suljet puhelimen ja kiroilet ääneen. Miksei hän vastaa?
Mitkä asiat tarinassa meni vikaan?
- Puhelinvastaajassa ei ollut omaa henkilökohtaista tervehdystä.
- Henkilö oli todennäköisesti palaverissa toisen asiakkaan kanssa.
- Hän ei vastannut sinulle.
- Sinä et jättänyt viestiä vastaajaan.
Korjaavat toimenpiteet:
Kohta 1.
Äänitä hyvä ihminen puhelinvastaajaasi henkilökohtainen tervehdys. Ihan jo siksi, että soittaja voi olla varma soittaneensa oikealle henkilölle. Ehkä hän sen jälkeen uskaltaa jättää viestin, mitä asia koskee. Viestin äänittämällä samallarytinällä “markkinoit” yritystäsi.
Kohta 2.
Ehdit kyllä odottaa, maailma tuskin kaatuu sillä välin. Tosi usein ei vieläkään uskalleta laittaa puhelinta äänettömälle asiakkaan kanssa ollessa. Ettei vain menetettäisi asiakkaita. Virhe!
Ensinnäkin asiakkaasi, joka on ostanut aikaasi, on sinun annettava 100% huomiosi ja aikasi juuri sillä sovitulla hetkellä. Joskus voi toki olla “force major” tilanne esimerkiksi sairaan lapsen kotihoidon tai muun vastaavan inhimillisen asian kanssa. Tuolloin onkin hyvä sopia asiakkaan kanssa, että voithan pitää puhelintasi päällä koska lapsi on sairaana yksin kotona ja niin edelleen. Tälläinen puhelimen päälläpitopoikkeus siis vain tosi tilanteessa.
Sinä joka odotat, että olet aina ykkössijalla, hold your horses. Kuuntele vaikka mindfulness-oppia ja opi rentoutumaan. Asiat tapahtuu ajallaan, älä hötkyile, kaikki ei aina mene pillisi mukaan. Rentoudu.
Kohta 3.
Voisitko laittaa vaikka tekstiviestin? Joskus voi olla että toinen on sellaisessa tilanteessa, ettei pääse vastaamaan puhelimeen, mutta saattaisi voida vastata vaikkapa tekstarilla? Kokeiles ensikerralla. Toki sanotaan että tekstailuun voi kulua liikaa aikaa, verrattuna nopeaan puheluun. Toisaalta, uskallan väittää, että ainakin me naiset jäämme joskus höpöttelemän puhelimessa turhiakin asioita. Tekstari siis todennäköisesti toimii ajan suhteen tehokkaampana viestintä välineenä.
Kohta 4.
Mitäs jos jättäisit vastaajaan viestin? Viestillä voisit jo kertoa mistä on kyse. Vastaanottajan ei siten välttämättä aina tarvitse edes soittaa takaisin, vaan hän voisi laittaa vaikkapa meilitse sinulle vastauksen. Helpottaa viestintää jos kerrot vastaajalle mitä asiasi koskee. Hektisenä aikana tälläinen jäsennelty toiminta auttaa asioiden hoitamista saumattomammin ja tehokkaammin.
Muuta huomioitavaa:
Välillä kuulee sanottavan, ettei kannata viestejä jättää vastaajiin, kun ei niitä kukaan kuitenkaan kuuntele. Väitän tämänkin olevan lähes perätön väite. No, ehkäpä ne käyttäjät, jotka eivät ole edes sitä omaa viestinään tallentaneet vastaajaansa, eivät sitä myöskään käytä. Pikku vinkki teille: Ottakaa se vastaaja sitten pois käytöstä! Vähän niinkuin antaisit meiliosoitteesi käyttöön, etkä ikinä lukisi niitä.
Kun äänität viestiäsi, mieti millaisen kuvan haluat itsestäsi antaa. Ääni, puhetapa, mitä kerrot, intonaatiot, tyyli? Jos sinulla on sähköinen ajanvarausjärjestelmä, mainitse toki siitäkin.
Muista myös välillä tarkistaa millainen viesti vastaajassasi on juuri tällä hetkellä. Olisiko kenties aika päivittää?
Mitä vastaajaan voisi sanoa? Esimerkiksi näin: “Jylängin Sanna Redesanista moikka. En ehtinyt vastata tällä kertaa, mutta jätäthän viestiä äänimerkin jälkeen, niin otan sinuun yhteyttä tarpeen mukaan. Voit myös laittaa meiliä tai tavoitella minua somesta.”
t. Sparraaja Sanna Jylänki
