Työnilon kolme ark(k)ivihollista
Mura, Muri ja Muda, (suomeksi vaihtelu, ylikuormitus ja hukka)
– Johdatusta systeemiajatteluun
Milli oli saanut työhuoneensa järjestykseen ja työn alla olevat asiakasprojektit odottivat tekijäänsä hyvässä järjestyksessä niille varatussa hyllyssä. Milli oli päättänyt, että jatkossa hän vahtisi tarkemmin keskeneräisten töiden ja projektien määrää, sillä hän ei halunnut enää menettää tunnetta, että oli hyvä työssään. Siistissä työhuoneessa on helppo ja hauskaa työskennellä, ja Milli tunsi taas työniloa, kun hallinnan tunne projektien kaikissa vaiheissa säilyi. Aivan erityisesti Milli rakasti tyytyväisten asiakkaidensa ihastuneita ilmeitä, kun projektit valmistuivat.
Miettiessään ajanjaksoa puoli vuotta taaksepäin Milli tunnisti käyneensä aika lähellä työuupumusta. Työnilo oli pikkuhiljaa hautautunut työhuoneen sotkuun ja kaaokseen. Keskeneräiset työt (epätasapaino) alkavat ylikuormittaa tekijäänsä. Ylikuormitusta (työuupumusta) ei pidä hyväksyä normitilanteeksi. Se on aina merkki siitä, että myös asiakkaalle arvoa tuottava läpivirtaus on yrityksessä epätasapainossa.
”Tunnista asiat ja työvaiheet, joista asiakkaasi on valmis maksamaan”
Milli oli oppinut, että hänen aikaisemmin taustatyönä pitämänsä aika olikin sitä asiakkaalle arvoa tuottavaa ammattitaitoa. Ammattitaidon kehittämiselle pitää siis raivata kalenterissa työaikaa, eikä suhtautua siihen ”ylimääräisenä” hommana tai ”jos aikaa jää” -tyylisesti. Liinauksesta puhunut kouluttaja oli korostanut, että ”asiakkaan arvoketjuun vaikutetaan aina systeemisesti” eli tutkimalla kaikkia osatekijöitä, pieniäkin yksityiskohtia, joiden avulla asiakasta ilahduttava lopputulos syntyy.
Näistä työvaiheista, asioista ja osatekijöistä syntyy monitahoinen kokonaisuus, systeemi. Arvo asiakkaalle syntyy juuri noista oikeista palikoista. Palikoita ei saa olla liikaa, eikä liian vähän. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta oikeasti vaatii paljon työtä ja paneutumista selvittää oman yrityksen nykytila (lähtötilanne) ja tehdä se näkyväksi.
”Systeemiajattelu ja vaihtelun hallinta ovat liinauksen keskeisiä periaatteita”
Yleisten tehokkuusvaatimusten kasvaessa olemme liian usein sortuneet siihen, että prosessin tasapainon kannalta oleellinen aika – viive ja harkinta – ovat alkaneet näyttää kehittäjien silmissä hukalta, joka pitää eliminoida. Osaoptimointi on johtanut vääristymiiin kokonaisuuden läpivirtauksessa, ja työnilo, hallinnan tunne ja ylpeys omasta työstä ovat karanneet ikkunasta.
Vaihtelu, joka johtaa jonkin systeemin osan ylikuormitukseen ja/tai epätasapainoon, aiheuttaa lähes aina myös hukkaa. LEAN-ajattelusta ehkä tunnetuimpia menetelmiä on ollut ”7 hukan metsästys” ja eliminointi, mutta mielestäni keskeisempää on vaihtelun hallinta.
Vaihtelua hallitsemalla keskitymme hukan eri muotojen ilmenemisen juurisyihin emmekä korjaa vain oireita. Näin otamme haltuun prosessin, joka tuottaa haluttua asiakasarvoa tasaisesti ja ennustettavasti.
Teemaillasta Millin mieleen oli jäänyt kouluttajan esimerkki kahvin keittämisestä – ”Mikä on tärkein ainesosa kahvia valmistettaessa?”, oli kouluttaja kysynyt. ”Kahvi…” oli yleisöstä joku vastannut hieman empien, ”juu, mutta ei siitä ilman vettä kahvia tuu…” oli joku toinen jatkanut. ”Juuri näin!”, oli kouluttaja todennut. ”Ilman kumpaakaan näistä ei synny hyvää kahvia – mutta mitä muuta tarvitaan?”… Lopulta listasta oli tullut aika pitkä, kun kaikkia osatekijöitäkin oli alettu pilkkoa yksityiskohtiin. Yksikertainen esimerkki havainnollisti systeemiajattelun voiman. Näkyväksi tehtiin kymmeniä pieniä yksityiskohtia, joita parantamalla voitaisiin vaikuttaa asiakkaan kannalta onnistuneeseen lopputulokseen, kuten esimerkissä ”Kuinka tarjoamme asiakkaillemme maailman parasta kahvia?”
”Millaisen systeemin sinun yrityksesi muodostaa? Mikä on kriittisin menestystekijä tai heikoin lenkki?
Me Redesanissa olemme tunnistaneet yhdeksi kriittiseksi menestystekijäksemme markkinoinnin ja näkyvyyden säännöllisyyden. Markkinointimme ydintehtävä on antaa asiakkaillemme mahdollisuus löytää meidät helposti sosiaalisesta mediasta sekä tutustua meihin ja toimintatapaamme rauhassa mihin vuorokauden aikaan tahansa, olipa yrittäjä mistäpäin Suomea tai maailmaa tahansa. Siksi oma ”liinausprojektimme” on keskittynyt siihen, että Sannalla on riittävä mahdollisuus tehdä sitä mitä hän rakastaa (esiintyä, somettaa, kouluttaa kouluttajia), ja Eliisankin pitää esitellä omaa ajatusmaailmaansa ja osaamistaan säännöllisesti, mm. kirjoittamalla näitä liinausblogeja.
Mikä on sinun omassa yritystoiminnassasi se kriittinen työvaihe, jonka vaihtelua kontrolloimalla sinun asiakkaasi ilahtuu eniten?
Tsekkaa myös tämän tarinan ykkös osa sekä kakkososa
Eliisa Moilanen
Ps. Tarinan kouluttajana/sparraajana voi toimia Redesanin Liinaaja-Eliisa
