Lähestyitkö Sinäkin jotakuta yritystä sähköpostitse saamatta minkäänlaista vastausta? Olet koittanut pariin kolmeen kertaan – sillä voihan olla että postit joskus katoavat bittien avaruuteen tai roskapostisuodattimet syövät ne – etkä siltikään ole saanut vastausta.
Näin käy valitettavan usein. Mikäli yritys on antanut sähköpostiosoitteensa asiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa käyttöön, on kohteliasta myös hoitaa sitä. Ajattele tilannetta, että asiakaspalvelussa on puhelinnumero, johon kuitenkaan ei käytännössä koskaan vastata. Jos omalle kohdallesi osuisi moinen, varmaan ärsyttäisi aikalailla, eikö?
Sähköposti on puhelimen rinnalla yksi jokapäiväinen viestintäväline, joten mikäli annat osoitteen toisten tietoon, käytä sitä. Sähköpostiin odotetaan vastausta 24-48 tunnin sisällä.
Mitä haittaa jos en vastaa?
Asiakkaat äänestävät jaloillaan ja yhteityökumppanit kääntyvät toisen kumppanin puoleen. Yksinkertaista, karua, mutta totta. Olemme kuulleet lukemattomia kertoja kentällä asiakaspalautetta siitä, miten asiakas on kääntynyt toisen palveluntarjoajan puoleen, koska ei saanut jostakin yrityksestä vastauksia. Asiakkaasta vastaamattomuus tuntuu toiminnan heikkoudelta.
Vastaamattomuus vain EI anna hyvää kuvaa yrityksestäsi. Luottamus katoaa ja sitä on todella vaikeata saada takaisin. Toki aina on kiireitä, mutta…
Vinkkejä
Jos epäilet, ettet arkisin pääsee vastaamaan tuon 24-48 tunnin kuluessa, laita sähköpostilaatikkoosi automaativastaus. Tämä ei kuitenkaan poista vastaustoimenpiteiden tekoa myöhemmin. Automaattivastauksenkin jälkeen on hyvä henkilökohtaisesti vastata sähköpostiin, mikäli posti edellyttää toimenpiteitä.
Uutiskirjeisiin, mainoksiin ja muihin joukkoposteihin ei tokikaan tarvitse vastata. Sen sijaan mm. asiakaspalautteisiin, niin negatiivisiin kuin positiivisiinkin tulee vastata aina – riittää vaikka vain “kiittos palautteestanne” useimmiten. Toki on myös hyvä tunnistaa nk. sähköpostihäiriköt, jotka “terrorisoivat” spämmäämällä (= roskapostittamalla) laatikkoasi käytännössä aiheetta yhtenään. Opi siis tunnistamaan oikeat asiakkaat energiaasi kuluttavista roskaajista. Hyvä niksi on tarkistaa mm. Googlesta onko jokin tietty lähettäjä yleisemminkin tunnettu roskaaja.
Ja tiesithän, yrittäjän kumppani tulee vaikka henkilökohtaisesti vierellesi “säätämään” ohjelmistoja ja opettamaan koneesi tehokkaampaa käyttöä. Kysy rohkeasti!
