Asioiden näkyväksi tekeminen karkottaa möröt
Yrittäjä Marko oli nukkunut kohta jo viikon erittäin huonosti – yrityksen rahahuolet vaivasivat ja häiritsivät unta. Nukahtaminen venyi ja unikin oli katkonaista. Vaikka Marko oli jo oppinut, että kurjuutta on turha harjoitella, mutta minkäs sitä tunteilleen ja unenlahjoilleen mahtoi.
Edellisessä kuussa Marko oli tehnyt muutamaa suurempaa projektia. Yksi asiakkaista oli uusi, ja Marko oli ollut iloinen saatuaan kaupan tarjouskilpailun päätteeksi. Kaksi asiakkaista oli tuttuja hyviä vakioasiakas, joiden kanssa yhteistyötä oli tehty jo vuosia hyvässä hengessä. Nyt näiden kaikkien asiakkaiden maksusuoritukset olivat kuitenkin jo toista viikkoa myöhässä – mitä hittoa?
Markolla oli apunaan sekä hyvä kirjanpitäjä että reaaliaikainen sähköinen kirjanpito-ohjelmisto. Päivittäin Marko seurasi kuinka firman kassavarat hupenivat kovaa vauhtia kun firman laskuja maksettiin hyvän taloudenpidon mukaisesti eräpäivinä. Kassavirtaennuste kertoi, että maksusaatavia piti olla mukavasti tulossa, mutta miksi pankkitili silti huiteli jo luoton puolella?
Markon tapaus on varmasti tyypillinen monelle pienyrittäjälle.
Marko oli tutustunut itsekin jonkin verran LEAN-ajatteluun, mutta halusi sparrausta tilanteeseensa.
Marko varasi LEAN-sparrauksen Redesanin Liinaaja-Eliisalta keskustellakseen tilanteestaan tarkemmin.
Kun Markon tilannetta lähdettiin selvittämään, niin Markon yrityksen yhteistyökumppaneiden verkosto oli hyvin laaja ja yhteistyökumppaneiden toimintatavat varsin kirjavia. Kokonaisuuden kuvaaminen ja ongelmakohtien tunnistaminen on perusta kehittämiselle. Kuvaus tahtotilasta ja tavoitteesta auttaa löytämään myös keinot. Tyypillisesti ongelmat, joita voidaan lähteä kehittämään liinausprojekteina, aiheutuvat arvovirtauksen epäjatkuvuuskohdissa. Mittaamalla oikeita asioita sekä määrittelemällä näille osatekijöille sallitut vaihteluvälit Markonkin tilanne alkoi selvitä.
Markon tapauksessa uusi asiakas oli ns. ”huono maksaja”. Sähköinen laskutusohjelmisto vahvisti, että Marko oli hyvän yrittäjän tavoin lähettänyt laskun heti seuraavana päivänä työn valmistumisesta. Asiakas oli siis saanut laskunsa viiveettä ja sovitun mukaisena. Kun Marko soitti asiakkaalle viivästyneen maksusuorituksen johdosta, asiakas vain pahoitteli tilannetta ja lupasi hoitaa asian ensi tilassa – käytännössä tähän meni kuitenkin vielä pari viikkoa.
Markon kirjanpitäjä ehdotti, että jatkossa sähköiseen kirjanpitojärjestelmään aktivoidaan mittari ja seuranta asiakkaan maksukäyttäytymisestä. Tätä tietoa voitaisiin jatkossa hyödyntää jo hinnoitteluvaiheessa. Jatkossa Marko ei aikonut toimia asiakkaan pankkina ilmaiseksi!
”Mieluummin ilman kauppaa, kuin tappiollinen sellainen”, tuumi Marko liikemiesmäisesti.
Toisen vakioasiakkaan tapauksessa paljastui selvittelyissä, että Markon omassa laskutusnopeudessa oli tuttujen asiakkaiden kanssa pidempi viive kuin uusien asiakkaiden. Täysin tarpeetonta, mutta inhimillistä. Marko päätti skarpata asian suhteen. Kolmas viivästynyt maksusuoritus seisoi asiakkaalla puuttuvan tarkastuspöytäkirjan takia, jonka Marko oli itse kiireissään unohtanut toimittaa. Marko toimitti kaivatun asiakirjan välittömästi ja lasku maksettiin vielä samana päivänä.
”Liinaus on ennenkaikkea asenne ja asioiden näkyväksi tekemistä”, muistutti Eliisa Markoa kätellessään sparrauksen päätteeksi.
Liinaaja Eliisa Moilanen
Lue myös edelliset tarinat tähän liittyen:
Kuinka taltutat kaaoksen ja sähläyksen?
Yrittäjä, uskallatko katsoa peiliin?
