Laskuta laskuja!
Töitä paljon, mutta tili on tyhjä? Laahaako siis laskutus vai missä vika?
Yrittäjän arki on usein hektistä ja kaikki tarmo käytetään myymiseen ja asiakkaiden palvelemiseen. Toimistotyö koetaan monesti tuottamattomana, vaikka juuri sitä kautta tehty työ konkretisoituu lopulta rahaksi tilille. Mikäli toimintasi perustuu laskutukseen, eikä käteiskauppaan, tulisi laskutuksesta huolehtia säännöllisesti. Jos laskuttaminen tuntuu ylivoimaiselle tai tahtoo aina unohtua, pohdi, voisitko ulkoistaa laskuttamisen jollekin ulkopuoliselle esimerkiksi tilitoimistolle vai koetko, että sinun on huolehdittava siitä itse?
Ulkopuolinen laskuttaja
Pääsääntöisesti yrityksen kirjanpito ulkoistetaan tilitoimistolle. Yrittäjästä riippuen osa saattaa huolehtia itse myynti- ja ostoreskontristaan eli he tekevät itse myyntilaskut ja valvovat maksujen saapumisen, sekä maksavat ostolaskut ja tiliöivät ne valmiiksi kirjanpitoon. Tähän menee oma aikansa, mutta toisaalta se vahvistaa myös yrittäjän käsitystä yrityksensä taloudellisesta tilanteesta sekä rahavirroista. Talouden pyörittämiseen kuluva aika on myös poissa varsinaisesta ydinosaamiseen käytettävästä ajasta, mutta jokaisen on tehtävä valintoja, mihin aikaansa käyttää.
Ulkopuolinen laskuttaja, kuten tilitoimisto tuo yrittäjälle tiettyjä etuja kuten
- laskutuksen säännöllisyys, mikä takaa nopeamman rahan kierron
- laskutuksen seuranta yrittäjän puolesta sekä myöhästyneiden maksujen muistuttaminen
- he ovat myös alansa asiantuntijoita ja huolehtivat näin kaikista mahdollisista muutoksista arvonlisäverokannoissa yms.
- laskutustiedot siirtyvät suoraan tai laskuttajan toimesta kirjanpitoon
- sinä yrittäjänä voit keskittyä rauhassa ydinosaamiseesi
Haasteeksi jää laskutustietojen siirtäminen laskuntekijälle. Tähän on kuitenkin tänä päivänä tarjolla myös sähköisiä tapoja ja sovelluksia. Mikäli laskutuksesi muodostuu monesta useammasta eri osasta, olethan huolellinen, että kaikki laskutettavat osat tulevat mukaan laskulle. Onko olemassa valmista sähköistä sovellusta, johon laskut voisi helposti kerätä ja siirtää ne laskuttajalle? Auttaisiko valokuvat? Tärkeintä on, että kaikki tulisi laskutettua, sillä tavarantoimittajasi laskuttavat sinua kuitenkin. Merkkaa siis kaikki ylös heti ja työn tai sen osan valmistuttua siirrä tiedot viralliselle paperille tai sähköisesti laskutukseen.
Jos laskutat itse
Säännöllisyys takaa sen, että tämä ” ei tuottava työ” tulee tehtyä. Varaa laskuttamiselle vakio päivä, vaikka maanantai-aamu, jolloin laskutat aina kaikki edellisen viikon laskut. Miksi vakio päivä? Koska selkeä rytmi laskuttamisessa takaa yrityksellesi tasaisemman kassavirran. Muodostamalla itsellesi selkeän vakio laskutuspäivän, tulet tehneeksi laskut, eivätkä ne roiku tekemättömänä työnä mielessäsi tai pöydälläsi. Mitä nopeammin laskutat, sitä paremmin myös muistat, mitä laskuttaa. Laskun saapuessa pian tehdyn työn jälkeen, myös asiakas muistaa, mistä olitte sopineet ja mistä laskutat. Säännöllinen ja nopea laskutus on siis sekä sinun että asiakkaan etu.
Yhtähyvin voit laskuttaa vaikka heti palvelun jälkeen, ja kannattaa pohtia voisiko palvelusi maksaa vaikkapa verkkokaupan kautta, kuten Redesanissa? Näin raha kotiutuu jo ennen työtä. Maksetaanhan kaupassakin ostokset ennen käyttöä.
Mitä laskussa sitten tulisi olla?
- laskun antamispäivä
- juokseva laskunnumero
- myyjän arvonlisäverotunniste ( Y-tunnus )
- ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupassa
- myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne
- tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset ja alennukset ( jos eivät yksikköhinnassa )
- verokanta ( alv % )
- suoritettavan veron määrä ( alv:n määrä euroina )
- verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
- tiedot uusista kuljetusvälineistä
- maininta käytettyjen tavaroiden sekä taide-, antiikki- ja keräilyesineiden tai matkatoimistojen marginaaliverotusmenettelystä
- muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun
Laskuun voit yhtähyvin kirjoittaa myös tervehdyksiä, etenkin jos laskusi lähtevät vielä postitse tai sähköpostitse. Monet laittavat laskun mukana myös mainoksia menemään. Sähköisissä laskuissa nämä toki tuppaavat jäämään huomaamatta.
Entä kun joku ei maksa?
Asiakasystävällinen lähestymistapa toimii useasti. Ensimmäisessä vaiheessa pienemmässä yrityksessä laittaisin sähköpostia tai tekstiviestiä, että onhan lasku tullut perille ja lähtenyt maksuun. Joskus jos asiakas maksaa ilman viitenumeroa, eivät maksut kirjaudu sähköisiin palveluihin. Siksi pyydän ensimmäisessä kyselyssä ilmoittamaan maksupäivän, jotta pääsen tarkistamaan tiliotteelta tai sähköisestä palvelusta tulleet maksut.
Usein on niin, että vastaanottaja on vain vahingossa unohtanut maksaa. Itse pidän tärkeänä sitä, että velallinen on yhteydessä ja tekee maksusuunnitelman, kunhan raha joskus kotiutuu.
Jos vastausta ei kuulu, laita menemään kirjeenä ensimmäinen maksumuistus. Tähän on hyvä kirjoittaa myös päivä johon mennessä maksua odotetaan. Jos edelleen maksu on saamatta, on hyvä laittaa toinen maksumuistutus, jossa voi jo ilmoittaa mahdollisesta siirrosta perintätoimistolle mikäli laskua ei xx.xx.xxxx päivään menessä makseta. Onkin hyvä sopia perintäasioista jo etukäteen. Pienyrittäjille sopivia perintäfirmoja ovat mm. Trust ja Suomen Perintätoimisto
Lue lisää täältä.
Yrittäjänä sitä kaikenlaista sattuu matkallle, tärkeintä aina on avoimuus. Jos et saa omia laskujasi maksettua, on tärkeää, että olet yhteydessä laskuttajiin ja sovit miten menetellään. Yleensä asiat järjestyy ajallaan ja lähes kaikkien kanssa!
Laskutus on iloinen asia!
Kirjoituksen taustatyön tehnyt Redesanin ope-TOPpilainen Heini Pennanen ja täydentänyt osaltaan Sanna Jylänki.
